In het licht van steeds zwaardere weersomstandigheden is proactieve rampenplanning van cruciaal belang. In dit artikel wordt beschreven hoe het toepassen van Lean-principes – in het bijzonder de cyclus van ‘plannen, doen, controleren, aanpassen’ – een bedrijf in staat stelde om met minimale verstoring door de orkaanseizoenen van 2017 en 2018 te navigeren. De ervaring benadrukt de waarde van gestructureerde paraatheid bij het beperken van risico’s en het garanderen van operationele continuïteit.
Het Lean Framework: een proactieve strategie
De kern van deze aanpak ligt in het systematisch toepassen van de Lean-methodiek. In plaats van op crises te reageren, heeft het bedrijf potentiële kwetsbaarheden vóór, tijdens en na de stormen proactief aangepakt. Dit betekende niet alleen het veiligstellen van fysieke activa, maar ook het geven van prioriteit aan de veiligheid van werknemers en financiële stabiliteit.
Fase 1: Plan – Anticiperen op de impact
De planningsfase omvatte samenwerking tussen afdelingen, waaronder veiligheid, gestroomlijnde bedrijfsvoering en senior leiderschap. Het doel was om potentiële risico’s te identificeren en een uniforme communicatiestrategie te ontwikkelen. Belangrijke overwegingen waren onder meer:
- Employee Impact Assessment: Identificatie van personen die het meest waarschijnlijk door de stormen zullen worden getroffen.
- Communicatieprotocollen: Het opzetten van duidelijke kanalen voor updates en hulp.
- Toewijzing van middelen: Bepalen hoe werknemers worden ondersteund en werklocaties worden beschermd.
Fase 2: Doen – Het plan uitvoeren
De uitvoeringsfase omvatte het nemen van concrete stappen om mensen en eigendommen te beschermen. Dit omvatte:
- Financiële steun: Het verstrekken van debetkaarten, contant geld en satelliettelefoons aan werknemers in getroffen gebieden.
- Sitebeveiliging: Openingen afdichten, losse materialen vastzetten en brandstofcontainers vullen.
- Noodlogistiek: Inzetten van persoonlijke beschermingsmiddelen, kettingzagen, multiplex, generatoren en andere essentiële benodigdheden.
- Kraanbescherming: Implementeren van specifieke procedures voor het beveiligen van kranen en het voorkomen van schade.
Fase 3: Check – Evaluatie van de effectiviteit
Na de stormen heeft het bedrijf een grondige beoordeling uitgevoerd van zijn inspanningen op het gebied van paraatheid. Gelukkig waren de proactieve maatregelen effectief gebleken, waarbij op de bouwplaatsen slechts kleine schade werd gemeld. Het werk werd binnen enkele dagen hervat, hoewel het tot twee weken duurde voordat de volledige productie was hersteld.
Fase 4: Aanpassen – Continue verbetering
Het Lean-retrospectieve proces – waarbij gebruik werd gemaakt van ‘blijven doen, stoppen met doen en puzzels/wensen’ – speelde een belangrijke rol bij het identificeren van verbeterpunten. Belangrijke aanpassingen omvatten:
- Communicatieplan voor noodgevallen: Een gestroomlijnd berichtensysteem voor werknemers.
- Checklist voor locatievoorbereiding: Een handleiding van één pagina voor het beveiligen van werklocaties vóór stormen.
- Checklist voor herstel na storm: Een gids voor het hervatten van het werk na storm.
- Conex-nooddozen: Voorgevulde containers met brandstof, persoonlijke beschermingsmiddelen en andere essentiële benodigdheden.
Geleerde lessen: de waarde van proactieve veerkracht
Deze ervaring demonstreert de kracht van het toepassen van Lean-principes op rampenparaatheid. Door systematisch te plannen, uit te voeren, te evalueren en bij te sturen, minimaliseerde het bedrijf de verstoring en waarborgde de veiligheid van zijn werknemers. Het succesverhaal onderstreept het belang van proactieve veerkracht in een tijdperk van steeds frequentere en zwaardere weersomstandigheden.
De belangrijkste conclusie is dat effectieve paraatheid niet alleen gaat over het reageren op crises; het gaat erom daarop te anticiperen, de risico’s te beperken en het reactieproces voortdurend te verbeteren. Deze aanpak kan door elke organisatie worden toegepast om de veerkracht te vergroten en de operationele continuïteit te garanderen bij tegenslagen
