Ресторан заброньовано на 60 осіб, меню узгоджено, передоплата внесена, а за два тижні до новорічного корпоративу з’ясовується, що прийдуть лише 35 співробітників. Організатор просить зменшити замовлення, але ресторан зберігає мінімальну суму за банкет, а ведучий і технічні підрядники також розраховують на початкові домовленості.
Поки не минув термін внесення змін до замовлення, частину витрат ще можна скоротити. Якщо ж ресторан уже визначив кількість учасників, доведеться шукати інші варіанти: змінювати склад меню, переглядати умови обслуговування або домовлятися про перенесення бронювання.
До якого моменту ресторан приймає зміни
Навіть якщо організація новорічного корпоративу https://rush.in.ua/uk/korporatyvne/novorichni-korporativi/ вже майже завершена, кількість учасників ще може підлягати коригуванню. Для цього в договорі з рестораном варто перевірити, до якої дати можна змінити замовлення без додаткових витрат.
Кількість співробітників, які підтвердили свою участь у корпоративі, може відрізнятися від кількості осіб, на яку ресторан уже прийняв замовлення. Якщо ж менеджеру передали остаточне замовлення на 60 осіб, а згодом 25 співробітників відмовилися приходити, ресторан не обов’язково погодиться на перерахунок.
Одразу після внесення змін до списку потрібно повідомити ресторан про нову кількість осіб та уточнити, які позиції ще можна виключити. Навіть після закінчення встановленого терміну можна узгодити окремі зміни, якщо це дозволяють обставини та умови закладу. Домовленості краще зафіксувати в листуванні, особливо якщо ресторан робить виняток зі своїх звичайних правил.
Що відбувається з передоплатою та мінімальною сумою замовлення
В умовах бронювання часто зустрічаються три показники:
- Внесена передоплата.
- Мінімальна сума банкету.
- Гарантована кількість осіб, за яких здійснюється оплата.
Зміна одного з них не обов’язково впливає на інші.
Припустимо, ресторан встановив мінімальне замовлення на суму 50 000 грн. Після відмови частини співробітників вартість меню для решти учасників становить 35 000 грн. Якщо обов’язкова сума збереглася, компанія все одно має виконати умову на суму 50 000 грн.
Окремої уваги заслуговує статус здійсненого платежу. У документах можуть використовуватися слова “аванс”, “завдаток” або “депозит”. Правила повернення коштів залежать від умов договору та чинних правових норм, тому перед узгодженням змін потрібно перевірити, яка сума вже зарахована в оплату банкету і що з нею станеться у разі зменшення або скасування замовлення.
У ресторані також можуть відрізнятися умови щодо зменшення кількості учасників та повної відмови від заходу (наприклад, скорочення меню може допускатися без зміни обов’язкової суми за бронювання залу).
Як переглянути меню, якщо ресторан не зменшує рахунок
Збереження мінімального замовлення ще не означає, що доведеться залишити початкову кількість страв. Якщо ресторан дозволяє замінювати позиції, можна обговорити інший склад банкету в межах узгодженої суми.
Меню, розраховане на 60 осіб, зазвичай не має сенсу переносити без змін на компанію з 35 співробітників, тому краще узгодити нову кількість порцій та відповідну подачу. Замість надлишку однакових закусок можна розглянути інший асортимент страв і напоїв, якщо вони входять до умов замовлення. Однак, частина продуктів може бути вже закуплена, а деякі позиції ресторан не дозволить змінити, тому доцільно отримати два розрахунки: вартість скороченого меню на фактичну кількість учасників та альтернативний варіант меню для банкету на мінімальну суму.
Під час порівняння слід зважати й на сервісний збір. Якщо він передбачений окремо, варто уточнити, чи зміниться розмір разом із замовленням.
Коли вигідно змінити банкетний зал
Приміщення, обране для 60 співробітників, може виявитися занадто просторим для 35 гостей, а великі відстані між столами заважають спілкуванню, особливо коли частина колег збирається невеликими групами.
Перш ніж шукати новий ресторан, варто дізнатися про вільні зали меншої місткості на тій самій локації. У них можуть бути інші умови щодо мінімального замовлення. При цьому потрібно перевірити, чи вмістяться співробітники з урахуванням обраного розміщення та чи залишиться місце для програми.
Іноді достатньо змінити розташування столів і використовувати лише частину приміщення. Це не зменшить обов’язкову оплату за зал, зате дозволить зберегти зручний формат вечора.
Переїзд до іншого ресторану вимагає окремого розрахунку. Можлива втрата передоплати та витрати на скасування бронювання можуть покрити різницю в ціні нового залу, тому порівнювати слід загальні витрати компанії, включаючи зобов’язання за початковим замовленням.
Які послуги підрядників ще можна скоротити
Відмови співробітників можуть вплинути на кількість обслуговуючого персоналу, орендованих столів та додаткового обладнання, однак, зміни в цьому випадку не завжди пропорційні кількості учасників. Наприклад, ведучий проводить узгоджену програму тієї самої тривалості, а звукове обладнання залишається необхідним незалежно від того, чи прийде 35, чи 60 осіб. Перегляд таких послуг можливий за домовленістю з підрядниками.
Варто перевірити, які позиції ще можна виключити без додаткових утримань. Наприклад, у фотографа, ведучого та технічної команди можуть бути власні терміни скасування та зміни замовлення.
Якщо ресторан не погоджується зменшити обов’язкову суму, можна обговорити перенесення заходу, а деякі заклади також дозволяють альтернативне використання передоплати, наприклад, оформлення подарункового сертифіката. Такі умови необхідно узгоджувати індивідуально. Перед перенесенням доведеться перевірити, чи зможуть інші підрядники працювати в нову дату. Інакше економія на ресторані може призвести до додаткових витрат за іншими договорами.
Як узгодити новий бюджет новорічного корпоративу з керівником
Після переговорів з рестораном та підрядниками варто скласти оновлений кошторис, в якому мають бути окремо вказані обов’язкові платежі та витрати, які вдалося зменшити.
Щоб прийняти рішення, достатньо порівняти декілька варіантів:
- Зберегти початковий майданчик та скоротити дозволені позиції замовлення.
- Зберегти мінімальну вартість банкету, але змінити меню та обслуговування відповідно до нової кількості співробітників.
- Перейти до меншого залу з урахуванням фінансових наслідків зміни бронювання.
Для кожного варіанту потрібно вказати загальну вартість, суму вже внесеної передоплати та залишок до оплати. Якщо передбачені утримання або додаткові збори, їх також включають до розрахунку.
Якщо організацію новорічного корпоративу доручено агентству, у нього можна запросити єдиний оновлений кошторис щодо ресторану та інших підрядників. У разі ж самостійної підготовки організатор збирає ці дані окремо.
У зверненні до ресторану краще відразу вказати конкретні зміни та запитати про остаточні умови: “Кількість учасників зменшилася з 60 до 35 осіб. Просимо перерахувати замовлення на банкет, вказати обов’язкову мінімальну суму та запропонувати доступні варіанти зміни меню або залу. Також просимо уточнити, яка частина внесеної передоплати буде зарахована та скільки залишиться доплатити.”
Коли новий варіант узгоджено, ресторан має підтвердити склад замовлення, кількість осіб, за яких здійснюється оплата, та підсумкову суму. У разі необхідності зміни оформлюються у порядку, передбаченому договором.
Якщо співробітники продовжують змінювати свої плани, не варто щоразу перераховувати всіх учасників корпоративного заходу. Краще встановити внутрішній термін збору відповідей раніше, ніж термін, визначений рестораном, щоб встигнути перевірити список і повідомити остаточну кількість учасників до закриття замовлення.
